skripsi Jurusan Manajemen Perkantoran : SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA BAGIAN UMUM PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM KOTA SEMARANG

Erma Dwi Rumanti. 2006. Skripsi. Jurusan Manajemen Perkantoran FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2006

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis disektor pemerintahan dan swasta, mereka bersaing untuk peningkatan profesionalisme diperkantoran, perbankan, industri, pabrik, dan lain-lain. Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Demikianlah kecenderungan abad dewasa ini berkembang pesat dan penuh persaingan untuk memperoleh informasi yang teliti, tepat dan cepat maka diperlukan arsip. Arsip adalah kumpulan dari pada surat-menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter, yang disimpan sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan tindakan-tindakan selanjutnya (Gie, 2000 : 216).

Diperkantoran arsip-arsip tesebut diperlukan untuk membantu pelayanan langganan atau keperluan informasi intern, pengambilan keputusan oleh pimpinan. Untuk itu arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam perusahaan. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu perusahaan dan merupakan urat nadi bagi seluruh kegiatan dalam perusahaan, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan benar. Sistem pengelolaan arsip dikatakan baik apabila pada waktu arsip diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, kunci utama agar arsip dapat ditemukan kembali dengan 2 cepat dan tepat adalah arsip terletak pada sistem penyimpanan arsip yang digunakan.
Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Dengan lengkap dapat dikatakan manajemen kearsipan adalah pekerjan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus kehidupan warkat (arsip) sejak lahir hingga mati (Amsyah, 2003: 4).
Setiap saat penilaian terhadap keberhasilan sistem pengelolaan arsip dapat dilakukan, dengan keberhasilan sistem pengelolaan arsip disini dimaksudkan bahwa sistem pengelolaan tidak mengalami hambatan, pemilihan sistem yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan serta kecepatan memperoleh informasi dan sumber data arsip terjamin.
Sistem kearsipan hendaknya memberi pelayanan kepada para pegawai, tidak sebaliknya pegawai yang melayani sistem kearsipan. Sistem pengelolaan arsip yang dipilih dalam suatu perusahaan harus memberikan kemudahan disetiap aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien. Artinya kearsipan harus mampu menjadikan pekerjaan dalam suatu perusahaan menjadi lebih mudah dan cepat dalam pelaksanaannya.
Pemakaian sistem pengelolaan arsip yang dipilih merupakan usaha penyediaan informasi pada waktu yang tepat untuk diperlukan. Dan dipergunakan sebagai dasar untuk mempercepat penyelesaian masalah yang terjadi kini dan masa yang akan datang dalam suatu perusahaan sebagai pusat pengelolaan data.